Reggio Emilia Institutets integritetspolicy
Presentation av Reggio Emilia Institutet
Reggio Emilia Institutet är en mötesplats för alla som vill undersöka och verka för barns och ungas möjligheter och rättigheter i ett demokratiskt världsmedborgarskap för alla. Reggio Emilia Institutet söker också förbinda olika kompetenser och verksamheter utifrån idén om ett kooperativt lärande genom ett kollektivt experimenterande. Ett lärande i ständig rörelse, vilket bygger på ett utforskande och delaktighet i dialog, på såväl lokal, nationell som internationell nivå.
Reggio Emilia Institutet består av en ekonomisk förening och ett aktiebolag som driver en bred affärsverksamhet, framför allt genom utbildningar av olika slag, men också bok- och skriftproduktion/försäljning, egen tidning, med mera. En affärsverksamhet som gör det möjligt för Institutet att bedriva praktikutveckling genom att satsa på olika projekt.
Reggio Emilia Institutets behandling av personuppgifter
Den 25 maj 2018 trädde dataskyddsförordningen, GDPR, i kraft. Den ersatte den gamla personuppgiftslagen, PUL. GDPR har högre krav på hantering av personuppgifter och fokus på vilka rättigheter våra kunder har.
Följande frågor behandlas i denna policy:
- Vad är en personuppgift
- Vad är behandling av personuppgifter
- Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in
- Vilka personuppgifter samlar vi in och varför
- Vilka rättigheter har våra kunder
- Vad är cookies och hur använder vi det
- Förändringar av integritetspolicyn
1. Vad är en personuppgift
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer.
2. Vad är behandling av personuppgifter
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
3. Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in
Reggio Emilia Institutet AB, med org. nr 556655-0942 och adress Box 34203, Gjörwellsgatan 18, 100 26 Stockholm, är personuppgiftsansvariga för företagets behandling av personuppgifter.
· Utbildning och webbshop
Reggio Emilia Institutet bedriver/säljer utbildning samt har en webbshop. Vi hanterar därför olika typer av personuppgifter inom ramen för våra verksamheter. Vi gör alltid en bedömning, med hänsyn till lagstiftning och andra integritetsaspekter samt utifrån verksamhetens syfte, av vilka personuppgifter som behövs, skall användas eller bör sparas.
Insamling av kontakt- och personuppgifter sker främst via beställningsformulär på hemsidan, som levereras till oss som e-post. Angivna personuppgifter används av oss för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot mot våra kunder. Detta innefattar att få beställt material eller information kring beställd utbildning. Vidare för att vi ska kunna ställa ut och skicka faktura samt vid behov skicka betalnings-påminnelse.
För anmälan till vissa längre utbildningar samt uppdragsutbildningar samlar vi in och behandlar ytterligare personuppgifter, ofta via e-post. Detta sker alltid i samtycke med berörda.
Uppgifterna sparas i vårt ordersystem. Vi respekterar den personliga integriteten och sparar inte uppgifter längre än nödvändigt. Vi lagrar dem under en begränsad tid i enlighet med våra olika riktlinjer för gallring av system. Alla uppgifter som ingår i bokföringen sparas i sju år i enlighet med bokföringslagen.
Om du deltar i någon av våra utbildningar (fördjupningsutbildningar, nätverk, veckoseminarium i Reggio Emilia samt i programmet) kan vi kan komma att fotografera under genomförandet av dessa. Bilderna kan komma att användas på vår hemsida, i våra kanaler i sociala medier (Facebook och Instagram) och nyhetsbrev.
Syftet är både att visa upp och marknadsföra vår samlade verksamhet. Genom att integritetspolicyn godkänner du också att synas på bild. Om du gör en anmälan även till andra personer ansvarar du för att informera dem om detta. Undantag görs om du/annan anmäld inte vill eller får synas på bild. I så fall behöver du/ni informera oss om detta genom att mejla info@reggioemilia.se.
Bilderna kommer endast att användas för att visa och marknadsföra Reggio Emilia Institutets verksamhet. Vi kommer aldrig sprida eller sälja dem vidare till tredje part. Vi sparar bilder i max fem år efter genomförd utbildning.
· Nyhetsbrev
Vårt nyhetsbrev skickas i marknadsföringssyfte och för att informera om vår verksamhet. Det skickas ut cirka sex gånger per år. För att prenumerera finns ett anmälningsformulär på hemsidan. De obligatoriska uppgifterna vi ber om är namn och e-postadress, men det går naturligtvis att använda valfritt namn. Därtill får den som vill fylla i ort och förskola/skola. Det går också att börja prenumerera på nyhetsbrevet genom att klicka i en samtyckesruta vid beställningar av material. Denna ruta behöver aktivt klickas i av den som beställer, och det är ej obligatoriskt att klicka i rutan för att beställningen ska gå igenom.
För att garantera säkerheten kring registrering använder vi så kallad double opt-in. Det innebär i vårt fall att en registrering inte bara måste samtyckas genom aktivt val på hemsidan, utan också genom ytterligare en bekräftelse. Detta görs genom att en bekräftelseförfrågan skickas till registrerad e-postadress, där användaren aktivt måste klicka på en bekräftelselänk.
Vi lagrar uppgifterna hos Mailchimp. Mailchimp använder beacons, vilket är information från användare när de öppnar sin e-post, såsom IP-adresser och webbläsare. Reggio Emilia Institutet använder inte individuella IP-adresser, utan bara generell statistik för att analysera räckvidden på nyhetsbreven. Uppgifterna används inte i annat syfte än för nyhetsbreven, och vi lämnar ej vidare uppgifterna för annat ändamål.
För att skydda de personuppgifter vi har sparat i Mailchimp, skickar tjänsten ut säkerhetsvarningar vid varje inloggning på kontot till e-postadress accounts@reggioemilia.se.
5. Vilka rättigheter har våra kunder
Våra kunder har rätt att få tillgång till sina personuppgifter. Det innebär vidare rätten att få rättelse eller i enlighet med lagen kräva radering av de uppgifter vi har. Det går att begära att behandlingen begränsas om det till exempel anses att behandlingen är olaglig. Nedan följer tillvägagångssätt för nyttjande av rättigheterna.
· Rätten att få tillgång till de uppgifter vi behandlar, rätten att få felaktiga uppgifter rättade och rätten att få uppgifter raderade: För att få tillgång till dessa hänvisas till info@reggioemilia.se. Standard är att en förfrågan/begäran besvaras så snart som möjligt, dock i enlighet med Datainspektionen inom max en månad efter att vi mottagit förfrågan.
· Som huvudregel föreligger rätten att få personuppgifter raderade. Under vissa omständigheter kan vi behandla personuppgifter där detta är nödvändigt för att uppfylla våra berättigade intressen. I sådana fall går det att invända mot att vi behandlar personuppgifterna. Under vissa omständigheter går det att begära att behandlingen av personuppgifterna stoppas eller begränsas. Om någon nyttjar denna rätt får personuppgifterna endast behandlas baserat på samtycke eller för vissa andra ändamål som framgår direkt av personuppgiftslagstiftningen.
· Vid missnöje av vår behandling av personuppgifter eller kring beslut rörande begäran om användandet av rättigheter går det att vända sig till Datainspektionen för framförande av klagomål.
· Som prenumerant av vårt nyhetsbrev går det att när som helst avregistrera sig genom att använda länken som finns i botten av samtliga nyhetsbrevutskick, eller genom att mejla till accounts@reggioemilia.se. I samtliga nyhetsbrev finns också en direktlänk för den som själv vill redigera sina uppgifter.
6. Vad är cookies och hur använder vi det
På Reggio Emilia Institutets webbplats används sessionscookies, som identifierar sessionen mellan klient och server samt håller i minnet vilka varor som lagts i varukorgen fram till beställning/bokning är slutförd. Denna cookie tas bort när webbläsaren stängs. Vi sparar ingen personlig information med hjälp av cookies. Det påverkar inte användarens dator på något sätt och anledningen till att vi sparar cookies är bland annat för att vi vill förenkla användandet av vår webbplats samt att vi mäter trafiken. Information om användning på hemsidan lagras även via Google Analytics som tillhandahålls av Google, Inc.
Det finns två typer av cookies:
- en permanent cookie ligger kvar på besökarens dator under en bestämd tid.
- en sessionscookie lagras tillfälligt i datorns minne under tiden en besökare är inne på en webbsida.
Sessionscookies försvinner när webbläsaren stängs.
På www.reggioemilia.se använder vi en sessionscookie som används för att identifierar sessionen mellan klient och server samt håller i minnet vilka varor som lagts i varukorgen fram till beställning/bokning är slutförd. Denna cookie tas bort när webbläsaren stängs.
Det går att styra användandet av cookies. Om en användare inte accepterar att cookies används kan de stängas av i webbläsarens säkerhetsinställningar. Det går även att ställa in webbläsaren så att en fråga ställs varje gång webbplatsen försöker placera en cookie. Genom webbläsaren kan också tidigare lagrade cookies raderas. Information om detta finns på webbläsarens hjälpsidor. Post- och telestyrelsen, som är tillsynsmyndighet på området, lämnar ytterligare information om cookies på sin webbplats: https://www.pts.se/cookies/
7. Förändringar av integritetspolicyn
I det fall att integritetspolicyn ändras kommer den uppdaterade policyn att finnas på www.reggioemilia.se. Vid stora förändringar kan vi komma att informera om ändringarna via e-post.